Alle zorgverleners in Nederland zijn wettelijk verplicht om patiënten en cliënten elektronische inzage te geven in hun medische dossiers. Deze verplichting is vastgelegd in de Wet aanvullende bepalingen verwerking persoonsgegevens in de zorg (Wabvpz). Val je onder de reikwijdte van de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz) dan zul je ook moeten voldoen aan de Wabvpz.
Deze wet is aanvullend op Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Zo staat in de AVG dat wanneer een cliënt een digitaal (elektronisch) verzoek voor een kopie dossier indient, deze kopie dan ook digitaal verstrekt dient te worden. Tenzij de cliënt vraagt om een papieren kopie (artikel 12, lid 3). De Wabvz gaat een stap verder. In deze wet is geregeld dat:
De cliënt recht heeft op elektronische inzage én afschrift van zijn dossier. De cliënt mag zelf bepalen in welke vorm dit verzoek wordt ingediend. Dit hoeft dus niet persé digitaal aangevraagd te worden.
Wat is elektronische inzage én afschrift?
Het recht van de cliënt op elektronische inzage houdt niet per definitie in dat de inzage online (via internet) moet worden gegeven. De vorm waarop er elektronisch inzage kan worden verleend is niet expliciet in de Wabvpz beschreven. Dit betekent dat een PDF mag, maar een cliëntenportal ook. Inzage op een scherm bieden bij de zorgaanbieder behoort zelfs - theoretisch - tot de mogelijkheden.
Er zijn dus meerdere manieren om een cliënt digitaal toegang te geven tot het dossier:
- Via een cliëntenportal. Op dit portal kunnen cliënten inloggen en direct hun dossier inzien.
- Op locatie van de masseur: digitale inzage kan op locatie van de masseur. Client neemt plaats achter de computer/laptop van de masseur en geeft aan welke stukken hij of zij (digitaal) wenst te ontvangen.
- Er wordt een export gemaakt van het dossier naar b.v. een PDF en deze wordt verstuurd aan de cliënt. Let er wel op dat het versturen van dossiergegevens via een beveiligde weg gebeurt: bijvoorbeeld via beveiligde e-mail (zoals Zivver) of zet het PDF-bestand op een USB-stick die je persoonlijk aan de cliënt geeft.
Logging
Werk je met meerdere personen in een clientendossier dan zul je moeten bijhouden:
- wie bepaalde informatie via het elektronisch uitwisselingssysteem beschikbaar heeft gesteld en op welke datum; wie heeft welke data op welke datum in het dossier gezet?
- wie bepaalde informatie heeft ingezien of opgevraagd en op welke datum.
Maak je gebruik van een online cliëntenportal dan wordt dit vaak automatisch bijgehouden en geregistreerd. Vraag jouw leverancier of zij dit doen. De cliënt dient deze gegevens zelf op te vragen; je hoeft ze dus niet automatisch te verstrekken aan jouw cliënt.